Sabtu, 29 September 2012

TUGAS ONLINE KANTOR DEPAN HOTEL 1 ( PBU 8 )





Pentingnya Kesan Pertama
Kesan pertama tamu ketika tamu menerima fasilitas penginapan selama pendaftaran sangatlah penting dalam menetapkan nada untuk jasa perhotelan dan membangun hubungan bisnis yg berkelanjutan . Para tamu disambut dengan ucapan yang tulus salah satunya akan merespon positif ke Hotel dan akan mengharapkan bahwa perhotelan serupa dari karyawan Hotel lainnya. Jika tamu menerima ucapan setengah hati yang di ucapkan oleh pihak Hotel ia tidak akan antusias tentang fasilitas penginapan yang ada di Hotel dan mungkin akan menemukan kesalahan yang lebih dari Hotel salama berkunjung. Tamu mengharapkan untuk hari ini diperlakukan secara hormat dan kepedulian, dan banyak hotel membuat upaya untuk memenuhi harapan tamu,dan mereka yang melakukan saharusnya mengharapkan tamu kembali berkunjung ke Hotel.
Apa yang merupakan sambutan hangat ? ini bervariasi. dimulai dari meja depan karyawan yang sangat berempati dengan perasaan traveler, seseorang yang telah jauh dari lingkungan yang akrab selama berjam-jam atau berhari hari. Dia mungkin tertekan oleh rasa frustasi dikarenakan dari perjalanan komersialnya yang tertunda, kehilangan bagasi, jetlag, melewatkan jam makannya, lingkungan tidak dikenalnya, transportasi umum asing. Para karyawan hotel sangat perhatian dari penumpangnya yang dalam keadaan kecemasan, kegelisahan dan Hotel dapat menanggapi mereka dengan cara pemahaman yang positif.
……………………………………………………………………………………………………………………………
Kantor Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depan dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka dating untuk menginap maupun tidak di suatu Hotel. Ingat ada dorongan motivasi berupa slogan bagi karyawan kantor depan sebagai berikut: “WE DO NOT HAVE A SECOND CHANCE TO GIVE GOOD IMPRESSION TO OUR GUESTS” (Kita tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan impresi yang baik kepada para tamu kita).

Kantor depan hotel (front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut:

a. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun
b. Meningkatkan jumlah tamu langganan
c. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu
d. Membentuk citra hotel yang positif 

Kantor depan hotel memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari hotel, fungsi tersebut dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah:

a. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima pemesanan kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar 
b. Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas yang ada di hotel maupun diluar hotel
c. Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal
d. Melaporkan status kamar yang terkini
e. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu
f. Membuat laporan yang dibutuhan oleh hotel
g. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu
h. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu
i. Menyelesaikan keluhan tamu.


Komponen Proses Registrasi
Proses pendaftaran adalah salah satu dari banyak titik interaksi dengan tamu dan akhirnya mempunyai landasan dari layanan pengiriman sebelum, selama, dan setelah tamu tinggal. Pada awal bagian ini, kita membahas pentingnya menangkap data tamu setelah dikonfirmasi dari proses pemesanan sebelumnya atau dimulai setelah tamu berjalan-jalan di Hotel. Sementara tamu dalam lindungan kami, kita bisa berkomunikasi dengan mereka, membuat catatan akuntansi yang akurat, menaggapi quires tentang masalah keuangan dan menindaklanjuti layanan.
Prosedur registrasi guest walk in
1. Greeting the guest
2. Identification such as passport or ID card must be checked.
3. Method of payment
4.Assign a room
5.Rooming the guest
6.Inform concern departments.

A. Prosedur check in untuk tamu individu/perorangan
Prosedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikut:

1.Tamu yang datang di hotel
Setelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan diatas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan tamu didekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi. Dengan suatu alasan bahwa tamu sering mencari barangnya, mulai dari passpor, tanda pengenal diri sampai uang serta barang penting lainnya biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan bellboy
2. Bellboy mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk . Sampai di counter, tamu akan disambut oleh receptionis dengan ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan sambil tersenyum. di front office counter, receptionist akan menanyakan apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaannya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat proses check-in.
3. Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee letter (GL), atau travel agent voucher.
4. Mengisi registration form dengan cara meminjam identitas tamu yangdapat berupa passpor, KTP, SIM 
5. Menyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas penting 
6. Memberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan kegunaanya
7. Reception mengucapkan selamat beristirahat.


Mengambil Data Tamu

Ini adalah catatan penting bahwa awal nilai menangkap data tamu di pendaftaran. Informasi ini digunakan oleh banyak karyawan di Hotel untuk menyediakan layanan dan jasa untuk tamu. Hal ini digunakan untuk mentransfer pesan kepada tamu, menginformasikan kepada staff dari kebutuhan tamu, memeriksa latar belakang proses pembiayaan.
Hotel harus menyampaikan kepada tamu ketika ada penerimaan panggilan telepon, pesan telepon, surat, paket dan transmisi faks, dan merekam ejaan yang tepat termasuk dari nama tamu.Awal tengah, saat registrasi akan membantu telepon operator dan bellboy dalam menemukan tamu yang benar. Seseorang dengan nama belakang yang sama seperti Tina.S.Rodriguez, TSRodriguez atau T.Samuel Rodriguez tidak boleh melewatkan pesan penting hanya karena lebih dari satu. Selain itu, karyawan hotel harus tahu standar operasi prosedur Hotel sehingga dapat melakukannya. Misalnya housekeeper menginginkan stafnya untuk mewaspadai indikasi bahwa tamu lebih banyak menginap dikamar. Tidak hanya informasi ini hotel juga membantu memberikan keamanan untuk tamu dan juga hotel dapat penghasilan tambahan.
Prosedur pendaftaran tamu yang melibatkan beberapa langkah, jika diikuti secara akurat memungkinkan manajemen untuk memastikan bahwa kunjungan, menyenangkan, efisien, dan aman. Proses ini dibahas secara umum sebagai langkah-langkah berkaitan dengan manajemen kantor depan yang efektif. Kemudian dalam hal ini penggunaan PMS (property manajemen system ) membahas metode pendaftaran.
1. Guest requests to check into the hotel.
2. Front desk clerk projects hospitality toward the guest.
3. Front desk clerk inquires about guest reservations.
4. Guest completes registration card.
5.Front desk clerk reviews completeness of registration card.
6. Front desk clerk verifies credit.
7.Front desk clerk makes room selection.
8. Front desk clerk makes room assignment.
9. Front desk clerk assigns room rate.
10. Front desk clek discusses sales opportunities for hotel products and services with guest.
11. Front desk clerk provide room key.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar